E-mailovi klijentu: potvrda, podsjetnik i kalendar

Aplikacija u tvoje ime šalje klijentima nekoliko e-mailova. Svi imaju isti izgled: zaglavlje, kartica s ikonom i naslovom (zelena kvačica za potvrdu, crveni kalendar za otkazivanje, zvono za podsjetnik), detalji termina te na dnu sitni tekst "Poslano putem Bukiraj.hr u ime {ime stranice}" i mali logo Bukiraj.hr. U detaljima je dan, krupno vrijeme, usluge s trajanjem i cijenom, a ispod crte ime tvoje stranice, adresa i telefon koji klijent na mobitelu nazove jednim dodirom. Sami ih ne moraš ni pisati ni slati.

Tvoj izgled (Pro)

Na besplatnom planu zaglavlje e-maila je logo Bukiraj.hr, a gumbi su u boji Bukiraj.hr. Na Pro planu i tijekom probnog razdoblja e-mailovi klijentu nose izgled tvoje stranice: u zaglavlju su tvoj logo (ako ga imaš) i ime stranice, gumbi su u boji tvoje stranice, a logo Bukiraj.hr ostaje samo sitno na dnu. Tvoji uvjeti otkazivanja, ako su upisani, stoje ispod detalja termina kao redak "Uvjeti otkazivanja: …" u potvrdi, potvrdi niza, podsjetniku i e-mailu o promjeni termina. E-mailovi koje dobivaš ti uvijek imaju izgled Bukiraj.hr.

Pošiljatelj i odgovor

E-mailovi stižu s adrese info@bukiraj.hr (pošiljatelj "Bukiraj.hr"), a ime tvoje stranice je u naslovu i u tekstu. Kad klijent klikne "Odgovori", odgovor ide na tvoju e-mail adresu (adresu računa vlasnika stranice), a ne nama. Isto vrijedi obrnuto: obavijesti koje ti dobivaš o novoj rezervaciji imaju klijentovu adresu kao adresu za odgovor.

Jezik

E-mailovi su na jeziku stranice: hrvatski, ili engleski, njemački, slovenski i talijanski na Pro planu. Isti jezik ima i pozivnica za kalendar.

Pregled e-mailova

Zahtjev za potvrdu

Stiže odmah nakon što klijent klikne "Rezerviraj termin", ako rezervacija traži potvrdu. To ovisi o postavci Potvrda e-mailom: s "Za svaku rezervaciju" uvijek, sa "Samo za nove klijente" samo za adresu koja na tvojoj stranici još nije potvrđena, a s "Bez potvrde" samo kad je s iste internetske adrese premašeno ograničenje rezervacija potvrđenih odmah. Objašnjava da se rezervacija čuva 30 minuta i ima gumb "Potvrdi rezervaciju". Ako klijent nije napravio rezervaciju, može ga ignorirati; istekom se sama poništava. Ručne rezervacije nemaju ovaj korak.

Potvrda

Stiže kad je rezervacija potvrđena: nakon klika na link, odmah nakon rezervacije koja ne traži potvrdu ili odmah kod ručne rezervacije. Sadrži:

• detalje termina: dan i vrijeme, usluge s trajanjem i cijenom ("Ukupno" kad ih je više), djelatnika ako postoji, te ime stranice, adresu i telefon,
• redak "Tvoja napomena" s onim što je klijent upisao u polje za napomenu, ako jest (samo ovdje; bilješka tima nikad ne ide klijentu),
• gumb "Dodaj u kalendar" koji preuzima pozivnicu za kalendar, i ispod njega gumb "Google kalendar" koji otvara Google kalendar s već upisanim terminom,
• privitak .ics s istom pozivnicom, koji Apple Mail, Outlook i drugi programi prepoznaju sami,
• poveznicu "Otkaži rezervaciju" za otkazivanje.

Pozivnica za kalendar sadrži naziv usluge, tvoju adresu ako je upisana, i podsjetnik 60 minuta prije termina.

Podsjetnik

Podsjetnike šaljemo jednom dnevno, poslijepodne, za sve potvrđene termine do kraja sutrašnjeg dana, ili do kraja prekosutrašnjeg ako si u pravilima rezervacija pod "Podsjetnik klijentu" odabrao "2 dana prije". Klijent ga tako dobiva poslijepodne dan prije termina, odnosno dva dana prije. Termin rezerviran ili premješten nakon tog slanja dobiva podsjetnik sljedećeg poslijepodneva, ako tada još nije počeo; tko navečer rezervira za sutra ujutro, podsjetnik ne dobiva, ali je upravo dobio potvrdu s istim podacima.

Podsjetnik ponavlja detalje, ima gumbe "Dodaj u kalendar" i "Google kalendar", privitak s pozivnicom i poveznicu za otkazivanje. Šalje se samo jednom po terminu; premješten termin dobiva svoj.

Promjena termina

Stiže kad ti klikneš "Premjesti" ili kad klijent sam premjesti termin linkom iz e-maila. Naslov u e-mailu je "Termin je promijenjen". Sadrži nove detalje, ispod usluga precrtan "Prijašnji termin", gumbe za kalendar i privitak s pozivnicom koja u kalendaru zamjenjuje staru, te isti link za otkazivanje. Više u članku Premještanje termina.

Otkazivanje

Stiže samo kad ti otkažeš potvrđen termin. U e-mailu piše da otkazuješ termin, koji je to termin bio, te poziv na novi termin online ili telefonom, ako imaš upisan broj. Kad klijent sam otkaže, ne dobiva e-mail; potvrdu vidi na stranici.

Poziv na recenziju

Stiže kad termin postane "Završena": odmah kad ti klikneš "Završena", ili sljedećeg jutra automatski. Sadrži poveznicu za ocjenu koja vrijedi 30 dana. Detalji u članku Recenzije.

Ako e-mail ne stigne

Klijent neka provjeri mapu neželjene pošte i točnost adrese. Sve e-mailove šaljemo odmah; ako klijent ne vidi zahtjev za potvrdu, može odmah rezervirati drugi termin s ispravnom adresom, a isti termin nakon 30 minuta, kad se prva rezervacija sama poništi. Rezervacija potvrđena odmah se ne poništava sama: s krivom adresom klijent ne dobiva ni potvrdu ni podsjetnik, a termin ostaje zauzet. Nazovi klijenta ako je telefon upisan (s "Bez potvrde" uvijek jest), a pogrešnu rezervaciju otkaži. Za klijente bez e-maila (telefonski dogovori) termin upišeš ručno bez adrese i nikakav e-mail se ne šalje.