Potvrda rezervacije e-mailom: kada je klijent treba

Kad klijent rezervira na tvojoj stranici ili u widgetu na tvojoj web stranici, aplikacija može tražiti da rezervaciju potvrdi klikom na link u e-mailu. Za svaku stranicu biraš koliko često: za svaku rezervaciju, samo prvi put ili nikad. Postavka se zove "Potvrda e-mailom" i nalazi se u kartici "Pravila rezervacija" na Radno vrijeme. Zadano je "Samo za nove klijente".

Čemu služi potvrda

Klik na link dokazuje da adresa postoji i da je koristi osoba koja rezervira. Lažna rezervacija s izmišljenom adresom ili rezervacija s tipfelerom u adresi nikad se ne potvrdi: termin se čuva 30 minuta, a zatim se sam oslobađa za druge. Ne trebaš ništa raditi.

Cijena toga je jedan korak više za klijenta. Stalni klijent mora pri svakoj rezervaciji otvoriti e-mail i kliknuti link, a dio klijenata to smeta. Zato biraš.

Tri mogućnosti

Za svaku rezervaciju

Najstroži način. Nakon "Rezerviraj termin" klijent vidi "Još samo jedan korak!", rezervacija ima status "Čeka potvrdu", a na e-mail stiže "Potvrdi rezervaciju: {ime tvoje stranice}". Tek kad klijent klikne link i potvrdi, rezervacija je potvrđena. Bez klika u 30 minuta termin se oslobađa. Cijeli tijek opisan je u članku Kako klijent rezervira termin.

Pod poljem "E-mail" u obrascu piše "Na ovu adresu stiže link za potvrdu rezervacije."

Samo za nove klijente

Prvi put klijent potvrđuje linkom kao i inače. Svaki sljedeći put, s istom adresom, rezervacija je odmah potvrđena.

Nakon "Rezerviraj termin" svaki klijent vidi isti ekran, "Hvala na rezervaciji!", s tekstom: "Poslali smo poruku na {e-mail}. Ako je ova adresa kod nas već potvrđena, termin je potvrđen i ne trebaš ništa klikati. Ako rezerviraš prvi put, klikni link u poruci da potvrdiš rezervaciju, termin ti čuvamo 30 minuta."

Razlika je u e-mailu:

• poznata adresa odmah dobiva "Rezervacija potvrđena" s detaljima, gumbima i privitkom za kalendar te poveznicom za otkazivanje i promjenu termina,
• nova adresa dobiva uobičajeni "Potvrdi rezervaciju" i ima 30 minuta da klikne link.

Ekran je isti namjerno. Kad bi se iz njega vidjelo je li adresa poznata, svatko bi upisivanjem tuđe adrese mogao saznati je li ta osoba tvoj klijent. Za fizioterapiju, psihologa ili ordinaciju to je osjetljiv podatak.

Pod poljem "E-mail" u obrascu piše "Na ovu adresu stiže potvrda rezervacije s detaljima termina."

Bez potvrde

Svaka rezervacija je odmah potvrđena, i od novih i od poznatih klijenata. Klijent vidi "Termin je rezerviran!" i "Potvrdu sa svim detaljima poslali smo na {e-mail}.", a na e-mail odmah stiže "Rezervacija potvrđena". Pod poljem "E-mail" piše isto kao u prethodnom načinu.

U ovom načinu telefon je obavezan. Polje "Telefon" u koraku s podacima nema oznaku "(neobavezno)", a rezervacija bez ispravnog broja (8 do 15 znamenki) ne prolazi; klijent tada vidi "Upiši ispravan broj telefona." Tako klijenta uvijek možeš nazvati, na primjer kad je adresa krivo upisana pa ne stiže ni potvrda ni podsjetnik.

Kada je adresa već potvrđena

U načinu "Samo za nove klijente" adresa vrijedi kao potvrđena ako na istoj stranici postoji ranija rezervacija s tom adresom koja je:

• potvrđena klikom na link iz e-maila, ili
• i sama odmah potvrđena zbog takve ranije rezervacije.

Pritom:

• Velika i mala slova nisu bitna: Ana.Horvat@gmail.com i ana.horvat@gmail.com su ista adresa.
• Svaka stranica gleda samo svoje rezervacije. Ako imaš više stranica, adresa potvrđena na jednoj na drugoj je i dalje nova.
• Vrijede i rezervacije napravljene prije uvođenja ove postavke, ako ih je klijent potvrdio linkom. Stalni klijenti zato ne moraju ništa ponovno potvrđivati.
• Ručne rezervacije ne dokazuju adresu, jer je adresu upisao netko iz tima, a ne klijent. Ne dokazuju je ni rezervacije napravljene u načinu "Bez potvrde".
• Kad se nakon roka čuvanja podaci iz rezervacije anonimiziraju, adresa iz nje nestaje. Kad nestane iz svih takvih rezervacija, klijent je ponovno nov i jednom potvrđuje linkom.

Što se događa kod rezervacije potvrđene odmah

U načinima "Samo za nove klijente" i "Bez potvrde" rezervacija koja ne treba link odmah ima status "Potvrđena", bez faze "Čeka potvrdu". Sve što se inače događa kad klijent klikne link događa se odmah:

• ti dobivaš e-mail "Nova rezervacija" i push obavijest, kao i članovi tima koji ih primaju,
• termin se upisuje u Google kalendar, ako je povezan,
• klijentova prijava na listu čekanja za taj dan se uklanja,
• klijent kasnije dobiva podsjetnik kao i za svaki potvrđen termin,
• na besplatnom planu rezervacija se odmah broji, jer se broje potvrđene rezervacije. Otkazivanje vraća mjesto kao i prije.

Klijentove poveznice za otkazivanje i promjenu termina rade jednako u svim načinima.

Zaštita od lažnih rezervacija

Bez linka lažna rezervacija ne nestaje sama, pa je broj rezervacija potvrđenih odmah ograničen: s jedne internetske (IP) adrese najviše 3 rezervacije na stranici u 24 sata mogu biti potvrđene odmah. Rezervacija preko toga i dalje prolazi, ali traži potvrdu linkom kao i inače. U načinu "Bez potvrde" klijent tada vidi uobičajeni ekran "Još samo jedan korak!".

Uz to vrijede ista ograničenja kao za svaku rezervaciju: najviše 5 rezervacija s jedne IP adrese u 10 minuta, najviše 5 na jednu e-mail adresu u sat vremena i skriveno polje koje hvata botove. Tko šalje lažne rezervacije, možeš ga blokirati u Klijentima gumbom "Blokiraj". Više u članku Sigurnost.

Što odabrati

Razlika je u tome tko čisti pogreške. S linkom lažna ili krivo upisana rezervacija nestaje sama nakon 30 minuta. Rezervacija potvrđena odmah ostaje u kalendaru dok je ne otkažeš.

• "Samo za nove klijente" je dobra ravnoteža za većinu stranica: stalni klijenti rezerviraju bez klikanja, a nepoznata adresa i dalje mora dokazati da postoji. To preporučujemo.
• "Bez potvrde" odaberi ako svoje klijente poznaješ, ako online rezervacija nemaš puno ili ako ionako radije nazoveš. Telefon je tada uvijek upisan.
• "Za svaku rezervaciju" odaberi ako dobivaš lažne rezervacije ili želiš da u kalendar ulazi samo ono što je klijent sam potvrdio.

Promjena postavke

1. Otvori Radno vrijeme. Ako imaš više stranica, odaberi stranicu na vrhu.
2. U kartici "Pravila rezervacija" pod "Potvrda e-mailom" odaberi jednu od tri mogućnosti. Ispod polja odmah piše što ona znači.
3. Klikni "Spremi pravila".

Nova postavka vrijedi za rezervacije napravljene nakon spremanja. Postojeće rezervacije se ne mijenjaju: one koje čekaju potvrdu i dalje je čekaju, a potvrđene ostaju potvrđene. Postavka je besplatna na svakom planu. Ručne rezervacije su kao i dosad uvijek odmah potvrđene.