Statusi rezervacije i radnje

Svaka rezervacija je u točno jednom statusu. Status vidiš kao oznaku u popisu, u kartici rezervacije u kalendaru i u filteru statusa.

Statusi

Radnje

Gumbi se prikazuju ovisno o statusu i vremenu termina: "Premjesti", "Otkaži", "Završena" i "Nije došao/la". Isti gumbi su u popisu i u kartici rezervacije u kalendaru. Gumb "Bilješka" stoji uz svaku rezervaciju, bez obzira na status.

"Otkaži"

Dostupno za potvrđene rezervacije i one koje još čekaju potvrdu, dok termin još nije počeo. Rezervacija s oznakom "Potvrda istekla" ne nudi "Otkaži": termin je već slobodan. Aplikacija traži potvrdu "Sigurno želiš otkazati ovu rezervaciju?" i kaže hoće li klijent dobiti e-mail: dobiva ga samo potvrđena rezervacija s e-mail adresom.

Što se događa:

• Klijent s e-mail adresom dobiva e-mail "Rezervacija otkazana: {ime stranice}" s napomenom da odgovorom na e-mail piše izravno tebi i, ako imaš upisan telefon, s tvojim brojem za novi termin. Rezervacije koje su tek čekale potvrdu otkazuju se bez e-maila.
• Termin se oslobađa. Klijenti na listi čekanja za taj dan dobivaju obavijest.
• Termin se briše iz Google kalendara, ako je povezan.
• Kod ponavljajućeg termina prvo biraš "Samo ovaj termin" ili "Ovaj i sve buduće".

Više o otkazivanju, uključujući ono koje radi klijent, u članku Otkazivanje termina.

"Premjesti"

Dostupno za potvrđene rezervacije koje još nisu počele, bilo koliko puta. Otvara prozor "Premjesti termin" s djelatnikom (ako ih stranica ima), datumom i slobodnim vremenima za te usluge; trenutno vrijeme ima isprekidan rub, a gumb "Premjesti" je aktivan tek kad odabereš drugačiji dan, vrijeme ili djelatnika. Rezervacija ostaje ista, mijenja se samo termin, a klijent s e-mail adresom dobiva e-mail "Termin promijenjen" s novom pozivnicom za kalendar. Klijent može termin premjestiti i sam, linkom iz e-maila, najviše dva puta.

Sve o premještanju, uključujući ponavljajuće i grupne termine, u članku Premještanje termina.

Bilješke uz rezervaciju

Svaka rezervacija može nositi dvije bilješke, svaka s drugom publikom. Obje vidiš u kartici rezervacije (klik na termin u kalendaru) i u prozoru "Bilješke" koji otvara gumb "Bilješka" u retku popisa; prozor zatvaraš gumbom "Gotovo".

• "Napomena klijenta" su klijentove riječi iz koraka s podacima na tvojoj stranici (polje ispod telefona, koje možeš preimenovati ili isključiti u Poruke klijentima) ili ono što si sam upisao u ručnu rezervaciju, do 500 znakova. Vidiš je u e-mailu i push obavijesti "Nova rezervacija", kao sivi redak u popisu, u opisu termina u kalendaru (zadrži pokazivač na kartici), u Google kalendaru i u izvozu. Klijent je dobiva još jednom u e-mailu s potvrdom ("Tvoja napomena") i nigdje više. Ne može se uređivati.
• "Bilješka tima" je tvoja i bilješka tvog tima o posjetu: "platio unaprijed", "želi istu frizuru kao prošli put", "za Petru: donijeti boju 7.1". Ima do 1000 znakova. Upisuješ je u ručnu rezervaciju ili naknadno na bilo koju rezervaciju, i onu koja je upravo stigla sa stranice: polje se sprema samo dok pišeš i kad zatvoriš prozor, a ispod piše tko ga je zadnji uredio i kad. Polje raste s tekstom, a ako ga povučeš za donji desni kut, sljedeći put se otvara u toj veličini. Svi članovi tima je čitaju i pišu. Rezervacija s bilješkom tima ima malu ikonu bilježnice u retku popisa i na kartici u kalendaru, a gumb "Bilješka" u popisu je obojen. Klijent je ne vidi nikad: nema je u e-mailovima, na stranicama iz linkova, u pozivnici za kalendar ni u Google kalendaru (dijeljeni kalendar može biti i na klijentovu uređaju).

Klik na push obavijest "Nova rezervacija" i gumb "Otvori rezervacije" u istoimenom e-mailu otvaraju karticu te rezervacije s poljem "Bilješka tima" spremnim za pisanje. Obje bilješke brišu se zajedno s imenom klijenta po isteku roka čuvanja (24 mjeseca od datuma termina) i obje su u izvozu podataka.

"Završena" i "Nije došao/la"

"Nije došao/la" dostupno je za potvrđene rezervacije čiji je termin već počeo, a "Završena" tek kad termin završi. Do tada gumba nema: prije početka o ishodu se još ne zna, a završena rezervacija oslobađa svoje vrijeme, pa bi se usred posjeta u njega mogao upisati novi klijent.

• "Završena" označava održan termin. Klijentu s e-mail adresom odmah se šalje poziv na recenziju ("Kako je bilo kod {ime stranice}?").
• "Nije došao/la" bilježi nedolazak. Klijent ne dobiva e-mail. Termin se oslobađa za listu čekanja ako je dan još u tijeku.

Što se događa automatski

Rezervacija koja čeka potvrdu dobiva oznaku "Potvrda istekla" čim prođe 30 minuta, a termin je od tada slobodan. Svake noći aplikacija zatim održava rezervacije:

• istekle nepotvrđene rezervacije prelaze u "Otkazana",
• potvrđene rezervacije s prošlim datumom postaju "Završena" i šalje se poziv na recenziju,
• ime, e-mail, telefon i obje bilješke brišu se iz rezervacija starijih od roka čuvanja opisanog u članku Privatnost i GDPR; sama rezervacija ostaje radi statistike.

Svako poslijepodne šalju se podsjetnici za sutrašnje termine, ili za prekosutrašnje ako je u pravilima rezervacija odabran podsjetnik 48 h prije.

Filtriranje po statusu

U popisu rezervacija filter "Status" nudi "Svi statusi", "Čekaju potvrdu", "Potvrđene", "Otkazane", "Završene" i "Nedolasci". Otkazane i istekle rezervacije u kalendaru su skrivene dok ne uključiš prekidač "Otkazane" u podnožju.